چه کسی برای شما پاورپوینت می سازد؟

1- ماجرا چیه؟

این مطلب را که در سایت مرکز آموزش موسسه همشهری منتشر شده، خواندم و به ذهنم رسید در این مورد نظر خودم را بنویسم. در ابتدای این مطلب این جمله آورده شده:

یکی از کارهایی که مدیران برعهده کارشناسان می‌گذارند تهیه پاورپوینت برای ارائه در جلسات است. این پاورپوینت‌ها بسیار مهم هستند زیرا مدیران دوست دارند ارائه‌هایی تاثیر گذار و اقناعی داشته باشند.

این جمله از آندست جملاتی است که خاص محیطهای کاری ماست. خاص تفکر کاری ما. در تفکر ما، بخصوص در تفکر مدیریت دولتی، مدیر همیشه سرش شلوغ است و باید در تعداد زیادی جلسات متفاوت شرکت کند به همین دلیل هیچگاه زمان انجام کارهای پیش پا افتاده مثل تهیه پاورپوینت را ندارد. اما سوال اینجا مطرح می شود که چطور ممکن است بخواهیم پاورپوینتی بسازیم و آن را به دیگری واگذار کنیم در حالیکه تنها خودمان از جزییات و نحوه ارائه مطلبمان آگاهی داریم. به نظر من Presentation دادن جزو فعالیتهایی است که به شدت با شخصیت افراد رابطه داره. اینکار بر مبنای توانایی های افراد در حرف زدن، انتقال مفاهیم، توانایی سخنرانی و اداره جلسه، زبان بدن و روح و انرژی است که شکل می گیرد. بدون شک واگذار کردن کاری با این ویژگی باعث می شود تا در هنگام ساخت پاورپوینت بخشی از مفاهیم مورد نظر، روح و انرژی که برای ارائه لازم است گم شود.

2- رویکرد قدرت بخشیدن به افراد کجاست؟

نرم افزارهای نوین که در حال حاضر تولید می شوند و کاربردی عمومی  و نه تخصصی دارند، همه با رویکرد قدرت بخشیدن به افراد و افزایش میزان خلاقیت در استفاده از این ابزارها تولید می شوند. مجموعه Microsoft Office هم که اکنون به اندازه ویندوز اهمیت داره یکی از همین ابزارهاست. ویژگی های که در طراحی این ابزارها وجود دارد باعث می شود که یک کاربر با سطح دانش متوسط در استفاده از این ابزارها، به نیاز خودش پاسخ دهد و اگر لازم داشت فعالیتهای پیچیده تری انجام دهد می تواند با کمی مطالعه بیشتر اینکار را به ثمر برساند. حال در شرایط کاری ما، با واگذاری کارهایمان به دیگران (کارشناسان) بخش خلاقیتمان را برون سپاری می کنیم تا کارشناس خودش و با شکل تفکر خودش بجای ما کار کند.

3- بعد از واگذار کردن این کار چه اتفاقی میافتد؟

ماجرا خیلی ساده است. شما بعنوان مدیر کار خود را به کارشناس واگذار می کنید. کارشناس بر اساس آنچه از شما شنیده و بر اساس تصورات خودش پاورپوینتی ایجاد می کند و برای شما می آورد. شما کلیات را بررسی می کنید اما در جزییات دچار مشکل می شوید چون هیچگاه نمی توانید جزییات را بخوبی آنچه که خودتان درک کرده اید منتقل کنید. پس به کارشناستان خورده می گیرید و کیفیت کارش را مطلوب نمی دانید. کارشناس هم از اینکه شما اصلا نمی فهمید که چه می گویید از دست شما عصبانی می شود و پیش همکاران خود می گوید که فلانی اصلا زحمت من را نادیده گرفته و فقط ایراد بنی اسرائیلی می گیرد. بعد شما هم دست آخر ناراضی می مانید و با همان پاورپوینت ناقص به جلسه می روید و باقی قضایا...

4- و در آخر...

من هنوز هم در بعضی از جلسات وقتی می بینم یک مدیر وجود داره که خودش کارهاش رو انجام میده و برای برنامه ریزی جلساتش از Outlook استفاده می کنه، به Word بخوبی تسلط داره و می تونه از نقشه ذهنی استفاده کنه و یک پاورپوینت خوب بسازه، به شکل غیر قابل باوری هیجان زده میشم و تحت تاثیر قرار می گیرم. از طرفی این رفتار ناامید کننده ساخت پاورپوینت برای مدیران رو هم در سازمان های زیادی می بینم و از همه بدتر اینه که این ماجرا جزو خدمات دپارتمان IT هم در بعضی از موارد حساب میشه. یعنی یک کارشناس IT وجود داره که وظیفه اش ساخت پاورپوینته. اما امیدوارم نسل جدید مدیران که با اطلاعات بیشتری رشد می کنند و سطح سواد بیشتری دارند، یادشان نرود که اینکار جزو وظایف خودشان است و نباید بخاطر حفظ وجهه مدیریتی خلاقیت خودشان رو به دیگران برون سپاری کنند.

مطالب مرتبط:

سخنرانی به روش استیو جابز

مهارت ارائه مطلب : Presentation

چرا از پاورپوینت استفاده می کنیم؟

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

در قسمت بپرسید؟ می توانید سوالات خود را در زمینه مطالبی که در بلاگ می نویسم مطرح کنید تا درباره آنها مطلب بنویسم.

می توانید مشترک فید مطالب این بلاگ بشوید و یا در توییتر من را دنبال کنید.

بلاگ سازمانی خود را ثبت کنید تا در Thecoach.ir به خوانندگان جدید معرفی شود.

خدماتی را که می توانم ارائه بدهم مطالعه کنید و در صورت نیاز با من تماس بگیرید.