Taxonomy در Sharepoint – قسمت اول
در بسیاری از موارد به پروژه هایی برخورد کرده ام که مفهوم معماری و طبقه بندی اطلاعات در آن نادیده گرفته می شود. مشتریان در پاسخ به این سوال که چه انتظاراتی از پورتال داخلی خود دارند، بیشتر از ظاهر و اینترفیس جذاب صحبت می کنند. اما به واقع پاسخ این سوال چیست؟ اگر شما جزء دسته مذکور از کاربران هستید، پیشنهاد می کنم یک نرم افزار Open Source که دارای ماجولها و Themeهای مختلف از پیش تعریف شده است را انتخاب نمایید و به کار خود ادامه دهید.
اما حقیقت امر اینجاست که در سازمانها، اطلاعات باید در دسته بندی های مشخص در دسترسی کاربران قرار گیرند. ابزار Sharepoint امکانات قابل توجهی در این خصوص در اختیار معماران اطلاعات قرار می دهد.
طراحی موفق یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر Sharepoint – سیستمی که به سرعت با شرایط سازمان تطبیق پیدا کند- بر مبنای سازماندهی و طبقه بندی اطلاعات و نحوه دسترسی کاربران به آنها شکل می گیرد. بعنوان مثال نحوه طبقه بندی اطلاعات می تواند بر مبنای ساختار سازمانی یا بر مبنای نوع محصولات تولیدی باشد. خوشبختانه Sharepoint این امکان را می دهد تا شما بتوانید ساختارهای مختلف را طراحی مد نظر قرار دهید.
این بخش به شما کمک می کند تا با انواع Taxonomy آشنا شوید و از این مفاهیم در طراحی سایتها بطور کلی و در طراحی سایتهای Sharepoint بصورت اختصاصی استفاده نمایید.
Taxonomy چیست؟
شاید قبل از اینکه با کلمه Taxonomy در مباحث IT آشنا شوید کاربرد این کلمه را در علم زیست شناسی دیده باشید وقتیکه با یک سر بریده و خشک شده گوزن با شاخهای بزرگ که به دیوار چسبیده مواجه می شوید. اما در حوزه IT مفهوم Taxonomy به علم معماری و طبقه بندی محتوا و داده های پایه در دسته های منطقی گفته می شود بطوریکه کاربران در برخورد با این ساختار به راحتی به اطلاعات مورد نظر دست پیدا کنند.
فرمول Taxonomy را می توان به شکل زیر نوشت:
معماری + ابزار + کارایی = Taxonomy
بطور کلی چهار مدل Taxonomy وجود دارد:
مسطح (Flat)
سلسله مراتبی (Hierarchical)
شبکه ای (Networked)
مفصلی (Faceted)
توجه داشته باشید که اشتباه در انتخاب نوع Taxonomy باعث شکست شما در کارتان خواهد شد.
تکسونومی مسطح
در صورتیکه مجموعه آیتمهای مورد نیاز ما در معماری اطلاعات از عدد 30 بالاتر نمی رود از این نوع تکسونومی استفاده خواهیم کرد. تکسونومی مسطح لیستی ساده از اقلام اطلاعاتی است.
خصوصیات تکسونومی مسطح
محتویات در دسته های مشخص طبقه بندی می شوند.
هیچ سلسله مراتب و ارتباطی بین دسته های تعریف شده وجود ندارد.
نمونه تکسونومی مسطح را می توان در سایتهای فروش الکترونیک بخوبی مشاهده کرد. در این سایتها دسته بندی های مشخصی از کالاها را در لیستی افقی از فروشگاه ها می توان دید.
کاربرد تکسونومی مسطح در Sharepoint در لیستها یا کتابخانه های اسناد (Document Libraries) است که تعداد زیادی آیتم در خود جای داده اند. برای یافتن اطلاعات مشخص می توان از امکانات Filtering در لیستها و همچنین Filter Web part و Viewها استفاده نمود.
تکسونومی سلسله مراتبی
تکسونومی سلسله مراتبی دارای ساختاری درختی است که شامل لینکها و اتصالات می باشد. در این مدل، مفاهیم بر اساس معانی خود به یکدیگر متصل می گردند. در این حالت این معانی هستند که ارتباط سلسله مراتبی را بر اساس جهت حرکت مشخص می نمایند. بعنوان مثال یخچال-> نوشیدنی -> آبمیوه -> آب پرتغال. ارتباط بین یخچال و نوشیدنی به معنی نوشیدنی است که در یخچال قرار دارد. تکسونومی سلسله مراتبی به معنی اعمال محدودیت است. یعنی در این مدل هر نود می تواند تنها یک منشاء (Parent) داشته باشد.
خصوصیات سلسله مراتبی
سازماندهی محتوا حداقل در دو مرحله
سلسله مراتب بصورت دوطرفه قابل دسترس می باشند
هر مسیر حرکت معنی منحصر بفرد دارد
حرکت به سمت منبع سلسله مراتب به معنی گسترش دسته بندی یا مفهوم است
حرکت به سمت انتهای سلسله مراتب به معنی محدود نمودن دسته بندی یا مفهوم است
نمونه تکسونومی سلسله مراتبی وب سایتی است که دایرکتوری از موضوعات را در دسته بندی های بهم پیوسته ایجاد کرده است. در Sharepoint این نوع دسته بندی را در Site Collection های مختلف که بر اساس ساختار سازمانی ساخته می شوند می توان دید. در Sharepoint می توان سلسله مراتب را در سطوح مختلف پیاده نمود. سلسله مراتب دسترسی اطلاعات می توانند از سطح Site Collection ها ایجاد و تا صفحات و لیستها پایین بیایند.
در این مدل باید در نظر داشت که هر نود(node) باید دارای اطلاعات باشد و نودهای خالی برای کاربر بی معنی خواهد بود، بعلاوه هر نود باید یک دلیل موجه برای وجود در این ساختار داشته باشد. هر نود باید ارتباط مشخص با منبع و زیرمجموعه های خود داشته باشد.
در نظر داشته باشید که در پیاده سازی این مدل بهتر است بیش از چهار مرحله در سلسله مراتب پایین نروید.
تکسونومی شبکه ای
تکسونومی شبکه ای بطور نسبی دارای معماری نامشخصی است. در این مدل هر نود می تواند چند منبع و چند زیر مجموعه داشته باشد. به هر نود می توان از نودهای مختلف لینک برقرار کرد. هر لینک دارای وزن مشخصی است که نسبت ارتباط آن نود به نود دیگر را مشخص می کند.
خصوصیات تکسونومی شبکه ای
محتویات به دو صورت سلسله مراتبی و ارتباط نظیر به نظیر طبقه بندی می شوند.
تلفیق معماری ستاره ای و سلسله مراتبی
هر دو نود در این مدل می توانند به هم لینک شوند.
طبقه بندی ها و محتویات بر اساس وجوه اشتراک به یکدیگر لینک می شوند
لینکها معنی کامل تری نسبت به آنچه در مدل سلسله مراتبی تعریف شد خواهند داشت.
در Sharepoint 2007 می توان برای کلمات قابل جستجو در سلسله مراتب مختلف مترادفهای متفاوت تعریف نمود و از این طریق نتایج جستجو را بهبود بخشید.
تکسونومی مفصلی
تکسونومی مفصلی مشابه یک گیاه است که که هر برگ آن به ساقه متصل شده است. در این مدل هر مفصل باید دلیلی مشخص برای وجود داشته باشد و هر جزء، باید رابطه مشخص و واضحی با منبع داشته باشد. بیشتر تکسونومی های مفصلی بر اساس جدولی از اطلاعات ساخته می شوند.
خصوصیات تکسونومی مفصلی
هر مفصل می تواند توسط مقادیر یا ویژگیهای (Properties) مختلف توضیح داده شود
هر مفصل می تواند جنبه های مختلف از یک موضوع را آشکار کند
محتویات هر کدام از مقادیر یا ویژگیهای می تواند با دیگر مدلهای تکسونومی در ارتباط باشد
معنی ساختار اصلی از مجموعه دسته بندی ها و موضوعات اصلی شکل می گیرد
بعنوان مثال Metadata می تواند نمونه ای از مفصل در تکسونومی مفصلی باشد. اطلاعات زیر می تواند بعنوان Metadata برای یک Object اطلاعاتی باشد:
ایجاد کننده
عنوان
زبان
تاریخ انتشار
کلمات کلیدی
موضوع
سطح دسترسی
در Sharepoint هر گاه برای یک آیتم Metadata تعریف می کنیم از این مدل تکسونومی استفاده می نماییم. استفاده از Propertyهای مستندات Office بعنوان فیلدهای اطلاعاتی در Sharepoint نمونه استفاده از تکسونومی مفصلی است.
توصیه هایی برای پیاده سازی تکسونومی
ساخت تکسونومی عملیاتی سخت و فراتر از دانش تئوری است. متخصصان این امر پیشنهاد می کنند که این کار با آگاهی کامل نسبت به ساختار اطلاعاتی و نحوه طبقه بندی آن انجام پذیرد. برای طراحی تکسونومیبه موارد زیر دقت کنید:
کاربران نیاز به انتخاب بیشتر دارند تا یک سیستم کامل و جامع
کیفیت Metadata نمایانگر کیفیت تکسونومی خواهد بود، پس در نظر داشته باشید که از Metadata مناسب استفاده نمایید
قابلیت گسترش به معنی امکان افزایش کیفیت Metadata برای تکسونومی میلیونها Object اطلاعاتی است
ب
ب
در پیاده سازی تکسونومی برای سیستمهای بزرگ موارد زیر را باید در نظر داشت:
معماری عملیاتی (معماری که قابل اجرا باشد)
انواع محتوا و محل فیزیکی آنها
نیازمندیهای فنی (امکانات ابزاری که Taxonomy در آن پیاده می شود و تطابق آن با انواع Taxonomy)
زیبایی شناسی رابط کاربر
ابزارهای پیاده سازی تکسونومی
بدون شک پیاده سازی موفق تکسونومی رابطه مستقیم با متدولوژی مورد استفاده خواهد داشت. برای جلوگیری از بروز اشتباه در شناسایی ساختار وب سایتی که طراحی می کنید بهتر است از متدولوژیهای شناخته شده استفاده نمایید. دو نمونه کاربردی از این متدولوژی ها UML و Card Sorting می باشند.
برای آشنایی بیشتر به سایتهای زیر مراجعه کنید:
https://www.ontopia.net/topicmaps/materials/tm-vs-thesauri.html
https://www.boxesandarrows.com/view/card_sorting_a_definitive_guide
جمع بندی
در این بخش با انواع تکسونومی و نحوه کارکرد آنها آشنا شدیم. همچنین پیش زمینه های درباره نحوه استفاده انواه تکسونومی در Sharepoint معرفی شد. در بخش دوم این مقاله ( بخش سوم مقالات مدیریت دانش) بیشتر بر کاربرد تکسونومی در Sharepoint تمرکز خواهم کرد.
پی نوشت: تکسونومی مفصلی برگردان Faceted Taxonomy است. اگر پیشنهاد بهتری برای ترجمه دارید حتما در میان بگذارید.
منابع: Microsoft Office Sharepoint 2007 Administrator's Campanion
Wikipedia
https://www.boxesandarrows.com